Đưa đặt phòng, tình trạng phòng, lưu trú và thanh toán về một hệ thống DIRU PMS làm nguồn dữ liệu chung.
Dành cho khách sạn đang ghi chép bằng Excel, sổ tay hoặc tin nhắn rời rạc và muốn chuẩn hóa quy trình quản lý phòng, nhận khách, thanh toán và báo cáo.
Phù hợp cho cơ sở muốn chuẩn hóa vận hành từ Excel hoặc sổ tay.
Những điểm nghẽn phổ biến làm giảm năng suất, gây thất thoát doanh thu và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách lưu trú.
Đặt phòng, phòng trống, tiền cọc và ghi chú khách lưu trú nằm ở nhiều nơi nên nhân sự phải đối chiếu thủ công.
Khi nhiều ca cùng chỉnh sửa file hoặc ghi sổ, thông tin phòng và khoản thu dễ bị lệch.
Chủ cơ sở khó tra cứu vì sao một khoản thu, phụ thu hoặc thay đổi phòng đã phát sinh.
Dành cho khách sạn đang ghi chép bằng Excel, sổ tay hoặc tin nhắn rời rạc và muốn chuẩn hóa quy trình quản lý phòng, nhận khách, thanh toán và báo cáo.
DIRU PMS giúp đặt phòng, phòng, khách lưu trú và thanh toán được ghi nhận trong cùng một hệ thống.
Nhân sự thao tác trực tiếp trên hồ sơ đặt phòng và lượt lưu trú thay vì sao chép qua nhiều bảng.
Dữ liệu vận hành được lưu có cấu trúc để quản lý xem lại khi đối soát hoặc làm việc với kế toán.
Các bước dưới đây mô tả cách dữ liệu và thao tác vận hành được đưa về một luồng rõ ràng hơn.
Khai báo phòng, hạng phòng và thông tin cần thiết dựa trên quy trình đang dùng.
Nhân sự ghi nhận đặt phòng, thông tin khách và ngày lưu trú trực tiếp trong hệ thống.
Các khoản tiền phòng, phụ thu và thanh toán được lưu trên lượt lưu trú liên quan.
Quản lý xem lại phòng đang ở, khoản đã thu và lịch sử thao tác để đối soát.
Các phân hệ phần mềm chuyên sâu phối hợp đồng bộ trên cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất, loại bỏ sự cồng kềnh của các hệ thống rời rạc.
Quản lý đặt phòng, nhận khách, lưu trú, thanh toán và buồng phòng trên cùng một hệ thống. DIRU PMS — 0đ/tháng, không tính phí theo số phòng.
Chuyển từ các công cụ rời rạc, ghi chép thủ công sang quy trình làm việc có cấu trúc và chuẩn mực.
Danh sách phòng, hạng phòng và giá nằm trong file bảng tính riêng hoặc ghi chú riêng.
Thiết lập lại danh mục phòng và dữ liệu cần thiết từ quy trình hiện tại, không hàm ý nhập Excel tự động.
Dữ liệu đặt phòng nằm trên các file bảng tính hoặc sổ theo dõi riêng lẻ; khi có thay đổi ngày ở hoặc chuyển phòng giữa các ca, nhân sự cần cập nhật thủ công trên từng file.
Đặt phòng được tạo và quản lý trực quan trên sơ đồ phòng; trạng thái phòng và lịch lưu trú được hiển thị tập trung trên cùng một hệ thống.
Thông tin khách, số CCCD/hộ chiếu và lịch sử lưu trú lưu rải rác trong tin nhắn hoặc ghi chú, mất nhiều thời gian tra cứu khi đón tiếp.
Hồ sơ khách gắn liền với từng lượt lưu trú cụ thể trong DIRU PMS, hỗ trợ kiểm tra thông tin và chuẩn bị đón tiếp thuận tiện hơn.
Lễ tân thường phải gọi điện hoặc hỏi trực tiếp nhân sự buồng phòng để biết phòng vừa trả đã sẵn sàng bán lại hay chưa.
Trạng thái phòng (sạch, bẩn, đang bảo trì) được cập nhật đồng bộ để lễ tân và buồng phòng cùng nắm bắt tình hình thực tế.
Khoản đặt cọc trước và các đợt thanh toán trung gian ghi trên nhiều cột hoặc sổ riêng, đòi hỏi đối chiếu lại khi làm thủ tục checkout.
Tiền đặt cọc và các khoản thanh toán được ghi nhận trực tiếp vào hồ sơ lưu trú, hỗ trợ tính toán số dư còn lại rõ ràng khi thanh toán.
Tiền phòng, phụ thu và dịch vụ phát sinh được cộng dồn bằng công thức bảng tính; khi có thay đổi giờ nhận/trả phòng, nhân viên cần tự tính toán lại.
Folio lưu trú tổng hợp tiền phòng, phụ thu theo cấu hình và dịch vụ đã sử dụng thành một bảng kê thống nhất cho lượt khách.
Quản lý phải đợi nhân sự tổng hợp nhiều bảng tính sau mỗi ngày để xem doanh thu, công suất phòng và các khoản thu chi.
Dữ liệu lưu trú và doanh thu được lưu trữ có cấu trúc, cho phép quản lý xem lại báo cáo tổng hợp và lịch sử thao tác khi cần đối soát.
Sau khi chốt thanh toán, kế toán hoặc lễ tân phải nhập lại toàn bộ thông tin khách hàng và số tiền từ bảng tính sang phần mềm hóa đơn riêng biệt.
DIRU hỗ trợ tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử, cho phép phát hành e-Invoice từ dữ liệu lượt lưu trú mà không cần sao chép thủ công qua nhiều ứng dụng.
Bạn đang lên kế hoạch chuẩn hóa dữ liệu? Đọc thêm Cẩm nang hướng dẫn chuyển đổi từ Excel sang PMS để chuẩn bị danh mục phòng và ca trực, hoặc xem bảng giá phần mềm quản lý khách sạn để tra cứu chi tiết mức phí các phân hệ.
Giải pháp được thiết kế tối ưu hóa cho từng đặc thù cơ sở lưu trú và quy mô vận hành
Chủ khách sạn, nhà nghỉ hoặc cơ sở lưu trú đang dùng Excel, sổ tay, bảng trắng hoặc nhóm chat để theo dõi phòng và thu chi.
Quy trình khởi đầu chuẩn mực giúp cơ sở nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành thực tế
Xác định danh sách phòng, hạng phòng, giá và thông tin nào cần đưa vào DIRU PMS.
Thay ghi chép rời rạc bằng một luồng đặt phòng, nhận phòng, thanh toán và trả phòng.
Dùng dữ liệu đã ghi nhận để chốt doanh thu & hoạt động trong ngày.
Phù hợp với cơ sở muốn chuyển từ Excel hoặc sổ tay sang quy trình quản lý lưu trú có cấu trúc với chi phí phần mềm 0đ/tháng.
Giải đáp các băn khoăn phổ biến khi tìm hiểu và ứng dụng giải pháp
Không mặc định. Nội dung phù hợp là thiết lập lại danh mục phòng và dữ liệu cần thiết từ quy trình hiện tại; nếu cần di chuyển dữ liệu lịch sử, khách sạn nên trao đổi riêng về phạm vi hỗ trợ.
Nhân viên vẫn làm các bước quen thuộc như tạo đặt phòng, nhận phòng, ghi nhận thanh toán và trả phòng; khác biệt là dữ liệu được nhập vào một hệ thống chung thay vì nhiều sổ hoặc file.
Chọn bước tiếp theo phù hợp: xem phân hệ liên quan, kiểm tra bảng giá hoặc trao đổi để xác định phạm vi cần triển khai.
Phù hợp cho cơ sở muốn chuẩn hóa vận hành từ Excel hoặc sổ tay.
